552 - Secretária de Vendas

Objetivo do cargo

A Secretária de Vendas será responsável por executar atividades administrativas e operacionais relacionadas à documentação de veículos, emissão de notas fiscais e controle de processos internos.

Requisitos:

• Ensino médio completo;
• Desejável experiência anterior em rotinas administrativas de uma concessionária;
• Experiência na área administrativa, com foco na organização e cumprimento da ordem cronológica de processos;
• Experiência em emissão de notas fiscais;
• Experiência com faturamento de vendas, incluindo conferência e processamento de documentos;
• Desejável conhecimento sobre financiamento de veículos, processos administrativos de transferência, emplacamento de veículos novos e vistoria cautelar;
• Domínio básico de Excel para organização de cronogramas e gerenciamento de dados;
• Boa comunicação para interação com a equipe de vendas;
• Organização para cumprimento de cronogramas e prazos.

Principais Atividades:

• Realizar a emissão de notas fiscais e acompanhar o processo de faturamento de vendas, garantindo a correta documentação das transações;
• Gerenciar e organizar processos administrativos relacionados à transferência de veículos, emplacamento e vistoria cautelar;
• Auxiliar no controle e acompanhamento de financiamentos de veículos, garantindo que toda a documentação esteja correta e dentro dos prazos;
• Manter atualizado o cronograma de processos administrativos da concessionária, assegurando a ordem cronológica das atividades;
• Utilizar Excel para organização de dados, relatórios e controle de informações administrativas;
• Realizar conciliação de documentação com dados no sistema;
• Prestar suporte à equipe de vendas no que se refere a documentações e processos administrativos;
• Garantir a correta organização e arquivamento de documentos referentes às vendas, transferências e financiamentos de veículos;
• Assegurar o cumprimento de prazos e a organização das demandas administrativas da concessionária;
• Manter contato com prefeituras e órgãos reguladores para emissão de documentação necessária para transferência veicular;
• Atender clientes e fornecedores de forma cordial e profissional;
• Sugerir melhorias nos processos administrativos para otimização do trabalho.

Conhecimentos:

• Emissão de notas fiscais e processos fiscais relacionados a vendas de veículos;
• Procedimentos administrativos de transferência de veículos, emplacamento e vistoria cautelar;
• Faturamento de vendas, incluindo conferência e processamento de documentos;
• Processos de financiamento de veículos e documentação necessária para aprovação;
• Uso de sistemas administrativos e softwares de gestão utilizados em concessionárias;
• Pacote Office, especialmente Excel, para organização de cronogramas e controle de dados;
• Normas e regulamentações aplicáveis ao setor automotivo e concessionárias;
• Noções básicas de atendimento e suporte administrativo à equipe de vendas.

Habilidades:

• Capacidade de gerenciar cronogramas, documentos e prazos administrativos de forma eficiente.
• Precisão no manuseio de documentos e processos administrativos, evitando erros em emissões fiscais e transferências de veículos.
• Habilidade para interagir com a equipe de vendas, esclarecer dúvidas e garantir o fluxo correto de informações.
• Capacidade de antecipar necessidades e agir preventivamente para evitar atrasos nos processos.
• Facilidade para lidar com sistemas administrativos, softwares de gestão e Excel para controle de informações.
• Capacidade de colaborar com diferentes setores da concessionária, garantindo que os processos fluam corretamente.
• Habilidade para lidar com mudanças em normas, regulamentos e processos internos.
• Capacidade de entender e seguir a ordem cronológica dos processos administrativos, garantindo conformidade e organização.

Atitudes:

• Cumprir prazos e garantir a correta execução dos processos administrativos.
• Demonstrar dedicação às atividades, buscando sempre a melhor performance e qualidade no trabalho.
• Antecipar demandas, identificar problemas e propor soluções antes que se tornem obstáculos.
• Tratar informações e documentos com confidencialidade e integridade.
• Buscar excelência nos processos, minimizando erros e retrabalho.
• Trabalhar com eficiência para garantir que todas as demandas sejam concluídas de maneira organizada e dentro do prazo.
• Trabalhar em sintonia com a equipe de vendas e outros setores para garantir um fluxo eficiente de informações e processos.
• Estar preparado para mudanças e ajustes nos processos conforme necessário.
• Manter um comportamento adequado no ambiente de trabalho, com cordialidade e respeito aos colegas e clientes.

Horário de trabalho: de segunda a sexta, das 8h às 18h, e aos sábados, das 9h às 13h.