SECRETARIA EXECUTIVA

JOB DESCRIPTION Responsável por prestar suporte em atividades administrativas a superiores do nível gerencial, supervisão ou coordenação. Realiza a recepção e efetuação de ligações telefônicas, anota e transmite recados, recepciona visitantes, triando os assuntos e solucionando ou encaminhando-os aos superiores, garantindo o cumprimento das normas e rotinas da organização. RESPONSIBILITIES AND ASSIGNMENTS Prestar suporte administrativo, recebendo/efetuando ligações telefônicas, anotando e transmitindo recados, recepcionando pessoas, triando os assuntos, solucionando-os e/ou encaminhando-os aos superiores. Controlar a agenda de compromissos dos motoristas administrativos, seguindo os padrões da empresa. Realizar atividades inerentes a sua área de atuação, como: distribuir correspondências manter organizado o arquivo de documentação e garantir o suprimento de materiais de expediente.  Solucionar questões das mais variadas naturezas, recepcionando pessoas e documentos, triando os assuntos envolvidos, certificando-se da prioridade, implementando decisões e soluções dentro de sua área de responsabilidade e autonomia. Controlar a agenda das salas de reuniões e preparando equipamentos necessários, bebidas e suprimentos, de acordo com as solicitações, colaborando para a realização das reuniões. Fazer a reserva de passagens, hotéis e locação de veículos dos cargos destinados a presidente, vice-presidentes da empresa para destinos nacionais e internacionais, através da plataforma de gestão de viagens corporativas, e/ou se necessário contatando agências de viagem e diretamente os fornecedores, fazendo a cotação de preços, conferências dos processos.  Fazer a reserva de passagens, hotéis e locação de veículos para os prestadores de serviços terceiros, quando destinados sobre responsabilidade contratual da INPASA;  Fazer a reserva de passagens, hotéis e locação de veículos para as novas admissões/transferências solicitadas pelo setor de RH conforme política de viagens da empresa; Acompanhar as demandas das solicitações de viagens, juntamente a plataforma de gestão de viagens corporativas, com suporte a todas as áreas. Gerir os relatórios realizados, visando garantir o cumprimento da política;  Acompanhar todas as demandas dos apartamentos funcionais, coordenando a limpeza e reposição de itens de suprimentos; Responsável pela fiscalização das atividades da equipe de limpeza.  Realizar compras de suprimentos para abastecimento da copa do setor administrativo e demais setores da unidade. Executar outras tarefas correlatas ao setor, conforme solicitação do superior imediato. Executar as atividades da função respeitando todas as normas e procedimentos de segurança, saúde e meio ambiente do trabalho, estabelecidos pela organização, bem como, utilizar constantemente todos os EPIs de uso obrigatório no desenvolvimento das atividades do cargo e do setor. Tendo a responsabilidade de informar ao seu superior imediato qualquer atividade que apresente risco a sua saúde ou dos demais colegas de trabalho. Exercer as atividades em comum acordo com os valores, políticas, diretrizes, procedimentos e processos da empresa, sempre focando nas metas organizacionais, e mantendo sigilo e protegendo as informações da companhia. Manter a disciplina no programa 5S, objetivando um trabalho seguro por meio da manutenção da organização, padronização e limpeza do ambiente de trabalho. Zelar pelas propriedades da empresa sob sua responsabilidade, informando ao superior imediato qualquer problema ou avaria detectada. REQUIREMENTS AND QUALIFICATIONS Curso técnico ou formação em secretariado; ADDITIONAL INFORMATION Benefícios: Vale alimentação; Plano de saúde (Unimed); Plano odontológico; Orienteme; Transporte; PPR; Wellhub; Galena; Refeição na empresa. Conheça o Grupo Inpasa A Inpasa Brasil foi uma das primeiras indústrias de Etanol de Milho brasileiras, sendo hoje a maior produtora de combustível limpo e renovável à base de milho da América Latina . Para cada número ou meta alcançada, está uma equipe de profissionais competentes. Em uma indústria arrojada como a nossa, ter profissionais treinados é uma conquista fundamental, é por isso que investimos em capacitações contínuas, além do bem-estar e da segurança de nossos trabalhadores, por meio de diversos benefícios.