Secretária Executiva

Cargo: Secretária Executiva

Tipo de contrato: Temporário (contratação feita pela Randstad) (9 meses)

Benefícios: Assistência Médica, Assistência Odontológica, Seguro de Vida, e VR de R$ 41,50 / dia, VT

Modalidade De trabalho: Híbrido (3x presencial - 2x Remoto / flexível) Disponibilidade para estar presencialmente quando o presidente estiver na empresa

Horário de trabalho: seg a qua das 8h00 às 18h00 e qui e sex 8h às 17h30

Local de trabalho: Av. Paulista, Bela Vista, São Paulo - SP / Em fevereiro o escritório mudará de endereço - (próximo a estação de trem Morumbi)

Principais Atividades:

• Será o principal ponto de contato para constituintes internos e externos em todos os assuntos pertinentes ao Gabinete do Presidente/CFO/Diretor de RH.
• Será o elo de ligação com o conselho de administração e equipes de alta gerência; Organiza e coordena os esforços de divulgação executiva e relações externas; Supervisiona projetos especiais.
• Tarefas administrativas para o Presidente/CFO/Diretor de RH, incluindo: gerenciar um calendário extremamente ativo de compromissos; preencher relatórios de despesas; frequentemente usar o sistema SAP para funções financeiras e administrativas, como criação de pedidos de compra e processamento de pagamentos; redigir e preparar apresentações e correspondências que às vezes são confidenciais; organizar planos de viagem complexos e detalhados, itinerários e agendas; organizar eventos e compilar documentos para reuniões relacionadas;
• Planeja, coordena e garante que a agenda dos executivos seja seguida e respeitada;
• Antecipa e resolve conflitos de agendamento e prioriza assuntos urgentes;
• Acompanha orçamentos de viagens e relatórios de despesas, garantindo precisão e conformidade com a política de viagens;
• Serve como ponto de contato para assuntos relacionados a viagens para os funcionários e faz a ligação com a agência de viagens;
• Comunica-se diretamente e em nome do Presidente;
• Trabalha em estreita colaboração e de forma eficaz com os executivos para mantê-los bem informados sobre os próximos compromissos e responsabilidades, fazendo o acompanhamento adequado. Atua como um "barômetro", tendo uma noção dos problemas que ocorrem no ambiente e mantendo os Presidentes atualizados;
• Trabalha com a equipe de Iniciativas Estratégicas na coordenação das atividades de divulgação do Presidente;
• Acompanha os contatos feitos pelo Presidente e apoia o cultivo de relacionamentos contínuos.

Requisitos técnicos:

• Deve ser criativo e gostar de trabalhar em um ambiente pequeno e empreendedor que seja orientado por missão, resultados e comunidade.
• Necessário ter capacidade de exercer bom senso em uma variedade de situações, com forte comunicação escrita e verbal, habilidades administrativas e organizacionais, e a capacidade de manter um equilíbrio realista entre múltiplas prioridades. Deve ser capaz de trabalhar sob pressão às vezes para lidar com uma ampla variedade de atividades e assuntos confidenciais com discrição.
• É necessário ter diploma de bacharel
• Experiência comprovada no suporte a executivos de nível C e empresas multinacionais que trabalham com diretores administrativos
• Experiência e interesse em comunicação interna e externa;
• Habilidades de comunicação escrita e verbal de nível especializado
• Proficiente em Microsoft Office (Outlook, Word, Excel e Power Point), Adobe Acrobat e plataformas web de mídia social.
• Fortes habilidades organizacionais que refletem a capacidade de executar e priorizar múltiplas tarefas perfeitamente com excelente atenção aos detalhes
• Habilidades interpessoais muito fortes e capacidade de construir relacionamentos com as partes interessadas, incluindo funcionários, membros do conselho, parceiros externos e doadores
• Jogador de equipe altamente engenhoso, com capacidade de também ser extremamente eficaz de forma independente.
• Inglês avançado / fluente (presidente fala inglês). (Atas realizadas em inglês).