Officer, Country IT and Asset Management_FR

RÉSUMÉ DU POSTE
Fournir un soutien et une assistance au personnel et aux programmes de l'International Medical Corps pour les questions liées aux stocks, à la gestion des actifs et à la GIK pour l'ensemble de la mission pays. Le/la responsable du technologie de l'information informatique pays et gestion des actifs est également responsable du bon fonctionnement des systèmes informatiques de l'organisation dans les limites des exigences, des spécifications, des coûts et des échéanciers, et soutient la mise en œuvre et la maintenance des réseaux et des ordinateurs et assure la sécurité des données électroniques de l'organisation.

Pour mener à bien ce travail, une personne doit être en mesure d'exercer chacune des fonctions essentielles avec ou sans mesures d'adaptation raisonnables.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Gestion informatique et support technique

• Soutient la mise en œuvre quotidienne de tous les programmes informatiques sur les sites de terrain.
• Effectuer des visites régulières sur le terrain sur une base mensuelle S'assurer que les normes relatives au matériel informatique sont appliquées dans le pays, respectées pendant le processus d'approvisionnement et maintenues à jour.
• Surveiller les opérations quotidiennes, y compris le matériel des serveurs, les logiciels et les systèmes d'exploitation, et maintenir un service de qualité en établissant et en appliquant des normes organisationnelles
• RDDésigner, configurer et maintenir régulièrement le réseau de serveurs au sein du bureau avec un accès local et à distance, mais sans s'y limiter, à des fins de partage de fichiers et de sauvegarde
• Former et soutenir les utilisateurs finaux à l'aide d'ordinateurs, d'imprimantes, d'appareils mobiles et de tout autre appareil informatique, au besoin.
• De manière proactive, initier et contribuer aux évaluations/rapports des systèmes informatiques existants et donner des conseils sur les mesures correctives à prendre.
• Identifier les services informatiques externalisés qualifiés et les utiliser chaque fois que nécessaire de manière raisonnable et éthique.
• Sécurité informatique : Veiller à ce que la politique et les meilleures pratiques informatiques soient mises en œuvre et développées dans tous les sites de l'organisation, y compris le respect des réglementations locales.
• Maintenir un service de qualité en établissant et en faisant respecter les normes organisationnelles.
• Signaler toute infraction aux politiques et aux questions disciplinaires en coordination avec les départements de la logistique et de la sécurité des pays.
• Identifier les possibilités de formation et d'avancement des compétences de l'équipe.

Contrôle de l'inventaire des actifs et production de rapports

• Veiller à ce que les politiques internes et externes soient en place et respectées au niveau national, y compris les POS internes.
• Assurez-vous que tous les actifs nouvellement achetés sont enregistrés et correctement étiquetés avant d'être remis à l'utilisateur final.
• Effectuer des visites régulières sur le terrain et dispenser des formations au personnel affecté à la gestion des biens.
• Préparer et réaliser un inventaire physique au niveau national et dans chaque lieu.
• Entretenir les actifs et l'inventaire des maisons d'hôtes et des bureaux et travailler en étroite collaboration avec Country Logistics.
• Fournir et compléter la liste principale Asset Pro tous les mois
• S'assurer que des rapports précis sont soumis en temps opportun pour toutes les activités qui se déroulent au sein du service informatique. (par exemple, rapports de visite de site, rapport technique de visite de fournisseur... etc.)

Gestion d'actifs

• Enregistrer le transfert, le don, la cession et l'inventaire des biens.
• Coordonner étroitement avec chaque unité d'entrepôt pour s'assurer que les actifs et l'équipement sont correctement étiquetés.
• Coordonner avec chaque unité d'approvisionnement pour être informé des acquisitions d'actifs à venir.
• Travailler en étroite collaboration avec l'unité de programme pour améliorer le suivi des biens, la remise et la maintenance de la liste des biens.
• S'adresser et travailler avec le service des finances pour vérifier les documents financiers et identifier les actifs manquants. Vérifier le grand livre général et procéder à l'aliénation.
• Tenir à jour les registres d'actifs de l'ensemble de la mission.
• Préparez les balises à placer sur les ressources.
• Surveiller les inventaires mensuels d'outils et d'équipements et alerter la direction en cas de problème.
• Préparer le rapport Endommagé, Cassé ou Perdu
• Informer la direction en cas de dommage ou de perte d'un bien
• Recueillir et consigner tous les détails des actifs dans le système CP et dans les rapports.
• S'assurer que les documents sont conformes aux procédures internes et aux exigences des donateurs
• Remplissez, classifiez et archivez les formulaires de transfert, de lettre de voiture, de liste d'actifs et de rapports.
• Le décompte physique doit permettre à chaque actif d'être étiqueté avec l'ID d'actif alloué.
• Vérifiez que le fabricant, l'origine, la description, le numéro de série, le modèle et l'état de l'actif correspondent à l'entrée de la liste d'actifs.
• L'emplacement des ressources, l'emplacement dans le site, le contrôleur des ressources et l'utilisateur affecté doivent être mis à jour en conséquence.
• Participer à l'inventaire physique trimestriel.

GIK et don

• Recueillir toutes les informations, les signatures et compiler les GIK pour les soumettre. Conseiller le département des programmes concernant la réception et le remplissage de la documentation GIK.
• Archivez la documentation originale au niveau du pays et les documents de sauvegarde sur SharePoint.
• Assurer la liaison avec tous les entrepôts du comté pour collecter des copies des feuilles de route de distribution GIK.
• Gérer la référence de la lettre de don par pays.
• Collectez les lettres de don remplies et téléchargez-les sur SharePoint. Communiquer avec l'AC pour obtenir l'approbation du donateur et de l'AC pour la lettre de don d'actifs.

Effectuer toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées. Les tâches et les responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.

Qualifications Minimales

• Baccalauréat en technologie de l'information/ Certificat de diplôme en informatique
• Au moins 3 ans d'expérience ou une combinaison équivalente d'études et d'expérience pratique dans le domaine de l'informatique des actifs, avec un accent sur la gestion des actifs.
• Excellentes capacités de planification et excellente capacité à conceptualiser, innover, planifier et exécuter des idées et des systèmes
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, à penser de manière créative et à travailler avec peu de supervision dans un environnement souvent stressant.
• Capacité à communiquer des informations techniques à des utilisateurs non techniques
• Très bonnes compétences en matière de reportage oral et écrit, y compris la capacité d'exprimer clairement et de manière concise des idées et des concepts.
• Capacité à établir des relations de travail harmonieuses dans un environnement international et multiculturel
• Langues : Parle couramment l'anglais et les langues locales pertinentes
• Excellente connaissance et capacité d'enseignement de Microsoft Office, en particulier MS Excel et MS Word

Job Summary
Responsible for providing support and assistance to the International Medical Corps staff and programs in matters related to Inventory, Asset Management and GIK for the entire country mission. The Officer, Country IT and Asset Management is also responsible and accountable for the smooth running of the organization's computer systems within the limits of requirements, specifications, costs, and timelines and supports the implementation and maintenance of networks and computers and ensures the security of the organization's electronic data.

To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential function with or without reasonable accommodation.

Main Tasks And Responsibilities
IT Management and Technical Support

• Supports the day-to-day implementation of all IT programs in field sites.
• Conducts regular field visits on monthly basis Ensure that the IT Equipment standards is enforced in –country, respected during the procurement process, and maintained up to date.
• Monitor daily operations, including server hardware, software, and operating systems and maintain quality service by establishing and enforcing organizational standards
• RDesign, set up, and regularly maintain the server network within the office with local and remote access for, but not limited to, file sharing and back up purposes
• Train and support end-users with computers, printers, mobile devices, and any other IT device as necessary
• In a proactive manner, initiate and contribute to assessments/reports of existing IT systems and advise on corrective measures to be undertaken.
• Identify qualified outsourced IT services and utilize such whenever necessary in a reasonable and ethical manner.
• IT Security Ensure that IT policy and best practice are implemented and developed in all organization sites including the respect of the local regulations.
• Maintain quality service by establishing and enforcing organizational standards.
• Report any breaches of policy and disciplinary issues in coordination with the Country Logistics and Security Departments.
• Identify opportunities for team training and skills advancement.

Asset Inventory Control and Reporting

• Ensure that internal and external policies are in place and respected at country level including internal SOP.
• Ensure that all newly procured assets are registered and properly tagged before release to the end user.
• Conduct regular field visits and deliver trainings to the staff assigned to asset management.
• Prepare and conduct physical inventory at country level and in each location.
• Maintains the assets and inventory of guesthouses and offices and works in close collaboration with Country Logistics.
• Provide and complete the Asset Pro-master list monthly
• Ensure accurate reports are submitted in a timely manner for all activities occurring within IT Department. (e.g. site visit reports, vendor visit technical report )

Asset Management

• Record, the transfer, donation, disposal, and inventory of assets.
• Closely coordinate with each Warehouse Unit to ensure assets and equipment are properly tagged.
• Coordinate with each Procurement Unit to be informed about upcoming asset procurements.
• Work closely with Program Unit to improve the asset follow up, handover, and maintenance of the asset list.
• Address and work with Finance Department to verify finance documents and identify missing assets. Verify the General Ledger and conduct disposal.
• Maintain the asset registers entire mission.
• Prepare tags to be placed on assets.
• Monitor the monthly tool and equipment inventories and alert management if there are any problems.
• Prepare Damaged Broken or Lost report
• Inform management in the event of any asset's damage or loss
• Collect and record all asset details in the CP system and in reports.
• Ensure that documents comply with the internal procedures and donor requirements
• Fill out, classify, and archive the Handover, Waybill, Assets list, and reports forms.
• The physical count must achieve that each asset is tagged with the allocated asset ID.
• Confirm the item manufacturer, origin, description, serial number, model, and that the asset condition matches the asset list entry.
• Asset location, location within site, asset controller, and assigned user must be updated accordingly.
• Participate in the quarterly physical inventory.

GIK and Donation

• Collect all information, signatures, and compile GIK for submission Advise Program Department regarding receiving and filling GIK documentation
• Archive original documentation on country level and backup documents on SharePoint.
• Liaise with all the warehouses in county to collect copies of GIK distribution waybills.
• Manage country donation letter reference.
• Collect completed donation letters and upload on SharePoint. Communicate with HQ to get donor and HQ approval for asset donation letter.

Perform other duties as assigned. The duties and responsibilities listed in this document are representative of the nature and level of work assigned and not necessarily all inclusive.

Minimum Qualifications

• Bachelors degree in Information Technology/ IT Diploma certificate
• At least 3 years experience or its equivalent combination of education and hands-on experience in the Asset IT field, with a focus on asset management.
• Excellent planning capabilities and excellent ability to conceptualize, innovate, plan and execute ideas and systems
• Ability to multitask, think creative and work with little supervision in an often stressful environment
• Ability to communicate technical information to non-technical users
• Very good reporting skills in oral and written form including the ability to clearly and concisely express ideas and concepts
• Ability to establish harmonious working relations in an international and multicultural environment
• Languages: Fluent in English and relevant local languages
• Excellent knowledge and teaching ability of Microsoft Office, especially MS Excel and MS Word