Business Support Assistant SSA G

DEADLINE FOR APPLICATIONS

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world's largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

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WHY JOIN WFP? 

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

TERMINOS DE REFERENCIA
INFORMACION GENERAL DE LA VACANTE.
Título de la vacante: Auxiliar de Apoyo Operativo 
Tipo de Contrato: SSA
Nivel: 4
Duración: 4 meses. 
Unidad: Servicios de Soporte
País/Departamento: El Salvador/San Salvador.
ACERCA DEL PMA:
El Programa Mundial de Alimentos (PMA) de las Naciones Unidas salva vidas en emergencias y cambia la vida 
de millones de personas alrededor del mundo. La misión del PMA es ayudar a alcanzar la meta del Hambre 
Cero para el año 2030. En El Salvador, se enfoca en hogares vulnerables a través de la protección social con 
amplio enfoque en nutrición, apoyo a pequeños productores en acceso a mercados, aumentar la resiliencia ante 
el cambio climático en poblaciones vulnerables y dar respuesta en situación de emergencias de lento y rápido 
desarrollo. 
CONTEXTO ORGANIZATIVO: 
La posición tiene sede en la oficina de país de El Salvador, reportando directamente a la posición del 
Coordinador – Bajo la dependencia del área de Servicios de Soporte.
En este nivel, los titulares deben dar muestras de responsabilidad y espíritu de iniciativa para responder 
autónomamente a consultas diversas, disponiendo solo de orientaciones enmarcadas dentro de la política, del 
coordinador de administración, del oficial de servicios de soporte o de aspectos generales. Se requiere que hagan 
uso de buen criterio frente a los problemas imprevistos que puedan surgir a diario, con un alto nivel de servicio 
al cliente. Los titulares deben tener un nivel de conocimientos que les permitan adaptar y contribuir dentro de 
sus labores en los procesos administrativos, de tal manera que el nivel de servicio sea eficiente y de calidad para 
las otras áreas. Los titulares deben administrar recursos adjudicados dentro de los entregables con base a los 
lineamientos brindados por las políticas, el coordinador de administración y oficial de servicios de soporte.
FINALIDAD DEL PUESTO:
Diligenciar a buen término y con alta calidad, los servicios administrativos ejecutados, realizándolos con 
optimización y coherencia con las políticas y normativas brindadas, sin dejar de lado la capacidad de 
relacionarse interpersonalmente con tacto, respeto y cordialidad, enfocándose en la atención al cliente interno y 
con proveedores para conseguir la eficiencia en sus procesos. 
El o la titular de esta posición será parte en la consecución y asistencia de los entregables administrativos de la 
oficina del PMA en El Salvador, y tendrá que diligenciar las acciones administrativas pertinentes para ejecutar 
el cumplimiento íntegro de las políticas que gobiernan esta disciplina. 
El o la titular debe tener capacidad para ejecutar los gastos planificados en el presupuesto administrativos 
autorizados, preparación y presentación de reportes solicitados y responsable del manejo de los entregables a 
su cargo dentro de los aspectos y dimensiones administrativas de la organización.
Deberá estar preparado de manera integral con un fuerte sentido humanístico y técnico, con una visión enfocada 
en el servicio al cliente y la optimización de los procesos administrativos que llevará dentro de sus entregables,
los cuales, pueden llevar componentes relacionados a la planificación, la organización, la dirección y el control, 
de sus entregables.
El candidato debe mantener siempre en sus actividades un sentido de trabajo en equipo, siendo socio estratégico 
de las disciplinas administrativas, buscando siempre la eficiencia y estandarización.
MARCO DE LIDERAZGO DEL PMA: NORMAS COMUNES DE COMPORTAMIENTO
Liderar mediante 
el ejemplo y con 
integridad
Defender los valores, 
principios y normas 
del PMA:
Respetar a los 
demás y apreciar 
la diversidad:
Mantener la 
concentración y la 
calma bajo 
presión:
Demostrarhumildad y 
voluntad de aprendizaje:
Demostrar los valores, 
principios y normas 
del PMA
Valorar la 
diversidad 
mediante el uso de 
un lenguaje 
respetuoso e 
inclusivo
Mantener la 
concentración y la 
calma bajo presión
Mostrar humildad, voluntad de
aprender y compartir 
conocimientos; solicitar la
opinión de los demás y actuar 
en consecuencia; y aprovechar 
oportunidades de desarrollo
Generación de 
resultados y 
cumplimiento de 
los compromisos
Generar resultados 
de máximo impacto:
Hacerse responsable 
de la consecución de 
resultados
Delegar tareas de 
forma apropiada:
Solicitar
orientación y ayuda 
cuando sea 
necesario
Adaptarse 
fácilmente a los 
cambios:
Adaptarse 
fácilmente a los 
cambios y ajustar el 
trabajo según las 
necesidades
Fomentar el 
trabajo en 
equipo inclusivo 
y colaborativo
Practicar la inclusión 
y la colaboración:
Aportar críticas 
constructivas y 
oportunas:
Construir y 
compartir nuevas 
perspectivas:
Fomentar el trabajo 
en equipo, compartir 
ideas y plantear 
problemas 
abiertamente
Aportar críticas 
constructivas y 
oportunas a los 
demás
Prestar atención a 
los demás y 
compartir puntos 
de vista
Uso de 
pensamiento 
estratégico
Comunicar y cumplir 
la visión del PMA:
Adoptar la visión del 
PMA y el impacto que 
esta tiene sobre su 
propio cargo
Alentar la 
curiosidad y los 
nuevos métodos 
de trabajo:
Mostrar curiosidad 
y adoptar nuevos 
métodos de trabajo 
cuando sea 
pertinente
Analizar y evaluar 
los datos:
Recopilar datos y 
compartir 
conocimientos para 
guiar las 
actividades del 
equipo
Tener en cuenta las 
consecuencias de cualquier
decisión:
Hacer preguntas para 
comprender el impacto de las
decisiones en sus objetivos
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Establecimiento 
y mantenimiento 
de asociaciones 
sostenibles
Establecer 
asociaciones:
Comportarse de 
forma profesional con 
socios externos
Colaborar para 
lograr objetivos 
comunes:
Trabajar con socios 
para lograr 
objetivos comunes
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES: 
1. Apoyar en los procesos necesarios para llevar a cabo las labores administrativas a su cargo
(como podrían ser, temas relacionados a instalaciones, activos de oficina, parque de vehículos 
ligeros, cumplimiento de políticas, gestión de mantenimientos, combustible, viajes del personal, 
etc.) y ayudar a determinar las nuevas necesidades para facilitar la eficiencia y la eficacia en 
función de los costos de las operaciones y los servicios. 
2. Encargarse de apoyar en la prestación de varios servicios, como los relacionados con la gestión 
de instalaciones, administración de viajes, el protocolo o la gestión de vehículos ligeros, entre 
otros, informando de cualquier discrepancia al supervisor para velar por que los servicios se 
presten de forma coherente y oportuna, a fin de garantizar un entorno de trabajo seguro y 
cómodo para el personal del PMA. 
3. Ayudar a producir datos de diverso tipo compilar y preparar informes para contribuir al 
suministro de información precisa destinada a la adopción de decisiones informadas y apoyar 
la gestión eficaz y oportuna de los recursos del PMA, bajo una perspectiva de análisis objetivo.
4. Contribuir a la planificación, seguimiento y tramitación de las medidas administrativas 
relacionadas con las adquisiciones, las finanzas, los recursos humanos, etc., incluidos los 
contratos con proveedores externos, a fin de garantizar que todos los datos se registren de 
manera precisa y oportuna y se procesen en los sistemas institucionales del PMA, y que se 
resuelvan todos los problemas operacionales, asegurando así el cumplimiento técnico y el 
cumplimiento contractual.
5. Mantener actualizados los procesos administrativos que queden a su cargo, apoyando la 
implementación de los procedimientos operativos, con el fin de contribuir a la mejora continua 
de los servicios administrativos en la propia esfera de responsabilidad, logrando así 
cumplimiento pleno con las políticas y directrices exigidas por PMA.
6. Responder a consultas relacionadas con la prestación de servicios administrativos con el fin de 
contribuir a solucionar los problemas cotidianos, siendo acompañante transversal (partnering 
activo) con las áreas.
7. Elaborar requisiciones y órdenes de compra relacionadas con los servicios administrativos 
consolidados de la organización. 
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8. Ser parte del bueno uso y del seguimiento en el mantenimiento adecuado, registro y resguardo 
de los activos de la organización bajo la normativa establecida por PMA, según su nivel de 
responsabilidad.
CAPACIDADES FUNCIONALES: 
Capacidad específica Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia 
Servicios de apoyo 
operativo y elaboración 
de informes 
Da muestras de gran capacidad para determinar las necesidades a nivel de país 
y desarrollar soluciones y planes de acción centrados en el cliente. Comunica 
conclusiones basadas en datos de una manera muy impactante y adaptada al 
público destinatario. 
Controles internos y 
gestión de riesgos 
Utiliza su comprensión de los enfoques de gestión de riesgos y los controles 
internos para seguir de cerca los proyectos y programas con el fin de confirmar 
el cumplimiento de las normas y garantizar la integridad de los datos y la 
satisfacción del cliente. 
Gestión de recursos Supervisa las tendencias en la dotación de personal y el uso de los recursos para 
anticipar y remitir las cuestiones que podrían resultar problemáticas al personal 
directivo del programa y a los clientes principales. El candidato relaciona 
recursos materiales como económicos y financieros en su gestión.
Conocimientos 
especializados en 
servicios administrativos 
Demuestra un conocimiento general o especializado de las mejores prácticas, 
técnicas y procesos administrativos, y una buena comprensión de las normas, 
los procesos y la infraestructura del PMA en su esfera de responsabilidad, y 
aplica todo ello para garantizar la prestación de servicios de administración 
eficientes y eficaces. 
Atención prioritaria al 
cliente 
Se ocupa del seguimiento y la supervisión del trabajo administrativo,
cotejándolo con las normas y los protocolos establecidos para prestar servicios 
de excelencia. Vela por que los problemas del cliente se detecten y resuelvan, 
tomando importancia significativa y prioritaria.
Capacidad Análisis Los planteamientos e insumos para la toma de decisión provienen de una 
verificación objetiva de documentos, cifras y variables, planteando una postura 
en base a los mismos y a supuestos calzados, reales, racionales y con apego a 
políticas; sabiendo identificar variaciones, rutas críticas y tendencias para dicha 
toma de decisión.
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Pensamiento Estratégico La gestión debe ser siempre acompañada de soluciones que estén enfocadas en 
contribuir a la estrategia global de la organización en políticas y acercamiento, es 
decir, las soluciones no deben ser aisladas ni elaboradas en base a fundamentos 
no indexados a la estrategia.
Comunicación asertiva La gestión de las labores a su cargo debe ser constantemente comunicada de 
manera oportuna para reforzar los procesos y tomar acciones oportunas en cada 
caso. 
Planificación y 
Organización.
Toda gestión debe partir de la raíz de planificación para asegurar la 
sostenibilidad. 
EXPERIENCIA PARA DESEMPEÑAR ESTA FUNCIÓN: 

• Un mínimo de experiencia de 3 años en funciones administrativas 

• Demuestra sólida comprensión de las normas de funcionamiento administrativo y 
conocimiento de las cuestiones humanitarias y de desarrollo internacionales a través de su 
trabajo diario. 

• Control de procesos administrativos recurrentes (como por ejemplo contratos con proveedores, 
servicios básicos, mantenimiento de oficina, etc)

• Manejo de procesos de requisiciones y órdenes de compra.

• Manejo de inventarios o conteo de estos.

• Conocimientos de MS Office.

• Conocimiento sobre nociones de administración de inmuebles.

• Conocimiento sobre nociones de administración de flota de vehículos.
CONOCIMIENTOS DESEABLES: Uso de SAP.
CUALIFICACIONES ACADÉMICAS ESTÁNDAR MÍNIMAS: 
Formación: Con un mínimo de quinto año en una de las siguientes carreras: Administración de 
Empresas/Administración Pública, Ingeniería u otro campo relevante relacionado con 
la gestión y administración de oficinas.
Idiomas: Mínimo conocimiento del idioma inglés a un nivel intermedio (preferible).
Competencias requeridas: Orientación a la eficiencia, servicio al cliente, pensamiento estratégico, 
comunicación asertiva y efectiva, habilidad para planificar y organizar, capacidad de 
análisis, capacidad para trabajar en un entorno multidisciplinario, orden en los 
entregables, sentido de responsabilidad en el cumplimiento de plazos y entregables, 
trabajo en equipo, manejo de tecnologías de la información y comunicación, 
indispensable manejo avanzado en EXCEL. Sera valorado las siguientes aptitudes: 
Experiencias previas con ERPs, Conocimiento sobre principios de mantenimiento, 
conocimiento sobre administración de inmuebles, habilidades de planificación, análisis 
y comunicación. 
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El Programa Mundial de Alimentos estimula la candidatura de mujeres para esta vacante.
Para mejorar la accesibilidad y la inclusión de los procesos de selección, alentamos a las personas que 
requieran adaptaciones relacionadas con discapacidad u otra asistencia de accesibilidad, a que nos 
contacten. Envíe sus solicitudes por correo electrónico a Al recibir su correo 
electrónico, el equipo de Diversidad, Equidad e Inclusión (DEI) se comunicará con usted para discutir 
sus necesidades de manera confidencial y brindarle apoyo. El PMA está comprometido con 
proporcionar una experiencia de reclutamiento que respete y responda a las necesidades únicas de cada 
candidato y candidata.

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

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REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact: 

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).

• Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

• Please make sure you upload your professional CV in the English language

• Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter

• Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time

• Please contact us at in case you face any challenges with submitting your application

• Only shortlisted candidates will be notified

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.