Executive Assistant

Location: Barra Funda – São Paulo

Schedule: In-Person | Full-Time – 10:30 AM to 8:18 PM

About Next Security:   Next Security is a leading provider of fire alarm solutions in the United States, with 13 years of experience and a strong international presence. Constantly expanding, we seek talented individuals who want to grow with us and contribute to the excellence in service provided to our customers and partners.

Job Description:  We are seeking an organized, communicative, and proactive  Bilingual Executive Assistant  to serve as the company's first point of contact. This individual will play a key role in customer service, supporting administrative departments, and facilitating internal and external communication, always with professionalism and cordiality. In addition to these responsibilities, the selected candidate will be responsible for  providing direct support to the company's president and vice president  , working on strategic and high-level tasks with discretion, agility, and a sense of priority.

Responsibilities:

• Welcome visitors and employees, ensuring professional and welcoming service;
• Answer, filter and direct telephone calls and correspondence in Portuguese and English;
• Manage the meeting agenda, preparing rooms and support materials;
• Support the scheduling of travel, accommodation and corporate transportation;
• Organize documents, correspondence and deliveries;
• Provide support in administrative and operational demands of the office;
• Assist the executive team with routine tasks as needed;
• Ensure the organization and smooth operation of the reception and common areas

Requirements:

• Completed high school education (Secretary or related areas will be considered an advantage);
• Previous experience in customer service, reception or administrative functions;
• Fluency in Portuguese and English (Spanish is a plus);
• Excellent verbal and written communication;
• Proficiency in the Office Package (Word, Excel, Outlook);
• Organization, proactivity and attention to detail;
• Friendly, discreet profile with good professional posture;
• Availability to work from 10:30 am to 8:18 pm, with flexibility for any special needs.

Differentials:

• Experience in international corporate environments;
• Knowledge in corporate travel management and executive service.

Benefits:

• Competitive salary + performance bonus;
• Transportation Voucher;
• Meal Voucher;
• Health and Dental Plan;
• Life insurance;
• Access to Wellhub (Gympass);
• Opportunities for growth and training;
• Free English classes.

Local: Barra Funda – São Paulo

Horário: Presencial | Tempo Integral – 10h30 às 20h18

Sobre a Next Security:  A Next Security é uma fornecedora líder de soluções de alarmes de incêndio nos Estados Unidos, com 13 anos de experiência e forte presença internacional. Em constante expansão, buscamos profissionais talentosos que queiram crescer conosco e contribuir para a excelência no serviço prestado aos nossos clientes e parceiros.

Descrição da vaga:  Buscamos um  Assistente Executivo Bilíngue  organizado, comunicativo e proativo para atuar como o primeiro ponto de contato da empresa. Este profissional desempenhará um papel fundamental no atendimento ao cliente, apoiando os departamentos administrativos e facilitando a comunicação interna e externa, sempre com profissionalismo e cordialidade. Além dessas responsabilidades, o candidato selecionado será responsável por  fornecer suporte direto ao presidente e ao vice-presidente da empresa  , trabalhando em tarefas estratégicas e de alto nível com discrição, agilidade e senso de prioridade.

Responsabilidades:

• Recepcionar visitantes e colaboradores, garantindo um atendimento profissional e acolhedor;
• Atender, filtrar e encaminhar chamadas telefônicas e correspondências em português e inglês;
• Gerenciar a pauta das reuniões, preparando salas e materiais de apoio;
• Apoiar o agendamento de viagens, acomodações e transporte corporativo;
• Organizar documentos, correspondências e entregas;
• Prestar suporte nas demandas administrativas e operacionais do escritório;
• Auxiliar a equipe executiva com tarefas de rotina, conforme necessário;
• Garantir a organização e o bom funcionamento da recepção e áreas comuns

Requisitos:

• Ensino médio completo (Secretariado ou áreas correlatas serão considerados um diferencial);
• Experiência anterior em atendimento ao cliente, recepção ou funções administrativas;
• Fluência em português e inglês (espanhol é um diferencial);
• Excelente comunicação verbal e escrita;
• Proficiência no Pacote Office (Word, Excel, Outlook);
• Organização, proatividade e atenção aos detalhes;
• Perfil simpático, discreto e com boa postura profissional;
• Disponibilidade para trabalhar das 10h30 às 20h18, com flexibilidade para quaisquer necessidades especiais.

Diferenciais:

• Experiência em ambientes corporativos internacionais;
• Conhecimento em gestão de viagens corporativas e serviços executivos.

Benefícios:

• Salário competitivo + bônus de desempenho;
• Vale-transporte;
• Vale-refeição;
• Plano de Saúde e Odontológico;
• Seguro de vida;
• Acesso ao Wellhub (Gympass);
• Oportunidades de crescimento e treinamento;
• Aulas de inglês gratuitas.